「なんとなく昔からの習慣でMicrosoft Officeを使っていませんか？」 「毎月のサブスク費（Microsoft 365）、負担になっていませんか？」
ビジネスの現場では必須と言われてきたMicrosoft 365ですが、クラウドツールの進化により、必ずしも全員に必須ではなくなりつつあります。今回は、Microsoft 365が必要な人と不要な人について書いてみます。あと乗り換え先となる代替サービスも把握できている限りですが、ご紹介します。
Microsoft 365をやめても問題ない人
以下の条件に当てはまる場合、Microsoft 365はオーバースペックかもしれません。
高度なExcelマクロ（VBA）を使わない
- 表計算や簡単な関数（SUM, VLOOKUP等）だけであれば、他社ソフトで十分対応可能です。
社外とのファイルのやり取りが少ない、またはPDFでOK
- 例えば、レイアウト崩れが許されない公式文書のやり取りが頻繁になければ、互換ソフトで事足ります。
オンライン共同編集がメイン
- リアルタイムでの同時編集なら、むしろGoogleなどのクラウドネイティブなツールの方が軽量で優秀な場合があります。
おすすめの代替サービス（無料or有料）
用途や働き方に合わせて、以下のサービスが有力な選択肢となります。
1. Google Workspace（Google ドキュメント / スプレッドシート）
- 特徴: クラウド完結型。インストール不要。
- メリット: 共有・共同編集が最強。GmailやGoogleカレンダーとの連携がスムーズ。
- こんな人におすすめ: チームでの連携重視、リモートワーク中心の方。
- 注意点: Excel固有のショートカットキーや複雑な書式設定は完全互換ではない。
2. LibreOffice / Apache OpenOffice
- 特徴: 歴史あるオープンソースの無料Officeソフト。
- メリット: 完全無料。オフラインで使える。Microsoft Officeとの互換性も年々向上中。
- こんな人におすすめ: コストを0円に抑えたい、個人のPC作業がメインの方。
3. WPS Office 2
- 特徴: Microsoft Officeに見た目や操作感が非常に似ている互換ソフト。
- メリット: 安価な買い切り版がある。操作に迷わない（リボンUIなどが酷似）。
- こんな人におすすめ: Microsoft Officeの操作感を変えたくないが、コストは下げたい方。
4. Notion
- 特徴: ドキュメント作成、タスク管理、データベースが一体化したオールインワンツール。
- メリット: Wordの代わりとして議事録や仕様書を作成・共有するのに最適。
- こんな人におすすめ: 文書作成がメインで、情報整理も同時に行いたい方。
5. Canva
CanvaはPDFでもPPTでも出力できますし、AIを駆使して作成することもできるので、個人的には、かなりおすすめのツールです。デザイン用途にも、相当な威力を発揮します。個人であれば年払いで8,300円と安価なのも魅力です。
- 特徴: デザインツールですが、プレゼン資料作成機能が強力。
- メリット: PowerPointよりも圧倒的にセンスの良いスライドが短時間で作れる。
- こんな人におすすめ: PowerPointを資料作成・プレゼンだけに使っている方。
それでもMicrosoft 365が必要なケース
逆に、以下の方は無理に乗り換えると業務効率が落ちるため、継続をおすすめします。
- 取引先がExcel/Wordの「完全な互換性」を求めてくる場合（フォント1pxのズレも許されない環境）。
- 複雑なVBAマクロや、Power Queryなどを駆使している場合。
- Accessを使用している場合。DBの類では欠かせない。
業務フローを見直す良い機会
脱Microsoft 365は、単なるコスト削減だけでなく、業務フローを見直す良い機会です。
- コラボレーション重視なら → Google Workspace
- コスト重視・個人利用なら → LibreOffice / WPS Office
- 資料作成の効率化なら → Notion / Canva
みなさんの職場では、いかがでしょうか？
